Softphone Dstny versie 5.10.5
1. Introductie
Zodra jouw organisatie start met Dstny UCaaS ontvang je bij de activatie van jouw account een emailbericht met instructies. Via de meegestuurde downloadlinks kun je de softphone downloaden en installeren.
Vervolgens kun je met de 2de link het wachtwoord (opnieuw) instellen en inloggen in de softphone app.
Als je deze mail niet langer hebt, vraag dan een nieuwe instructiemail op via de telecomverantwoordelijke binnen je organisatie.
1.1. Installatie
Via de link in de welkomstmail kom je op de downloadpagina van de desktopapplicatie.
Belangrijk: per organisatie en inrichting van de IT-omgeving kan dit proces verschillen; vraag hulp aan je systeembeheerder wanneer de installatie niet lukt.
Kies, afhankelijk van je besturingssysteem, de juiste versie en download deze. Volg de instructies van de installatie.
Zodra de app is geïnstalleerd, vind je op je bureaublad een snelkoppeling van de Dstny UCaaS softphone app. De applicatie is ook te vinden via de Verkenner (Windows) of Spotlight (MacOS); zoek dan op: Dstny
1.2. Inloggen
Start de app, het inlogscherm verschijnt direct.
Gebruik de volgende gegevens om in te loggen:
Gebruikersnaam: (Deze kun je terugvinden in de welkomstmail).
Wachtwoord: (Deze heb je eerder ingesteld via de link in de welkomstmail).
Vervolgens kun je Aanmelden en logt de softphone app in op het Dstny UCaaS platform.
Wachtwoord vergeten of aanpassen?
Via de ConnectMe portal is het mogelijk om je wachtwoord te resetten wanneer je deze vergeten bent of wilt aanpassen. Ga via je browser naar https://connectme.dstny.nl
Kies voor Forgot Password?, vul je gebruikersnaam of emailadres in en kies Submit om een mail te ontvangen met daarin een link waarmee het wachtwoord opnieuw ingesteld kan worden.
2. Aan de slag/Menu/Instellingen
In de Dstny UCaaS softphone app vind je een aantal knoppen en menu’s om de app en je bereikbaarheid naar je eigen wensen en voorkeuren aan te passen. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden in de app; elk met een eigen set aan instellingen.
2.1. Hoofdmenu
Aan de bovenzijde van je app is het hoofdmenu. Hier vind je opties die je niet heel vaak activeert of wijzigt. Een korte uitleg vind je in onderstaande tabellen.
2.1.1. Bestand
Bestand | Menuoptie | Functie |
| Afsluiten | Kies afsluiten om de Desktop app af te sluiten |
2.1.2. Extra
Extra | Menuoptie | Functie |
| Mijn Startpagina… | Hiermee ga je direct naar de ConnectMe portal. Hier kun je o.a. je wachtwoord opnieuw instellen. |
| Contactpersoon toevoegen… | Een nieuw contactpersoon toevoegen aan je persoonlijke adresboek. |
| Inbox… | Een overzicht van alle inkomende, uitgaande en gemiste oproepen evenals voicemailberichten. |
| Oproep routeren… | Hoe het systeem binnenkomende oproepen afhandelt, is vastgelegd in de regels voor gespreksroutering. Deze regels zijn ingesteld op organisatieniveau en groepsniveau, en kunnen ook op individueel niveau worden ingesteld. Regels die zijn ingesteld op hogere niveaus worden overgenomen op individueel niveau. |
| Toekomstige aanwezigheid… | Met deze functie stel je eenvoudig je aanwezigheid en bereikbaarheid in de toekomst in (denk aan parttime planning, werkreizen, vakanties, etc.). |
| Activiteitomleiding… | Stel in wat er met een inkomende oproep dient te gebeuren wanneer je niet beschikbaar bent. |
| Opties… | Via Opties kun je alle overige persoonlijke settings naar wens instellen of aanpassen. Dit zijn o.a. geluidsinstellingen en samenwerking met het besturingssysteem van je computer. |
Het submenu Opties wordt in onderstaande tabel verder toegelicht.
Extra > Opties… | Menuoptie | Functie |
Account | Afmelden | Afmelden van je account op de softphone. |
Audio | Luidspreker | Pas hier naar wens het invoerapparaat (Microfoon), uitvoerapparaat (Speaker) & belsignaalapparaat (Speaker) aan. |
| Headset | Voor de gekoppelde headset kan ook het invoer-, uitvoer- en belsignaalapparaat ingesteld worden. |
| Beltoon | Aan de onderzijde van het venster kan de standaard Beltoon naar wens aangepast worden met een eigen toon (.wav bestandsformaat). |
Algemeen | Algemene instellingen | Automatisch starten als de computer wordt opgestart. |
|
| Contactlijst comprimeren (contacten zijn zichtbaar zonder foto). |
|
| Inkomende oproepen automatisch beantwoorden. |
|
| Integreren met Microsoft Outlook (Staat deze optie aan dan kun je een gesprek opstarten vanuit een outlook Contact). |
|
| Gebruik uitgebreid zoeken met Microsoft Outlook. |
|
| Pop-upvenster voor inkomende oproepen (Kies ervoor om inkomende oproepen weer te geven in een pop-up-venster). |
|
| Beantwoorden met Enter – eenvoudig inkomende gesprekken beantwoorden met de Enter toets. |
| Meldingen | Chatberichten – meldingen via Geluid, Geluid tijdens oproepen & Beeld als optie te kiezen. |
|
| Externe oproepen – meldingen via Geluid, Geluid tijdens oproepen & Beeld als optie te kiezen. |
| Toetsenbord-sneltoetsen configureren | [Toetsenbord…] Toetsenbordsneltoetsen voor snel een eenvoudig bedienen van de softphone functies. Deze combinaties kunnen naar wens aangepast worden of herstellen naar standaardwaarden. |
Geavanceerd | Geavanceerde Instellingen | Afhandeling van tel: en callto: configureren – Met deze optie kun je aankiesbare telefoonnummers op websites rechtstreeks bellen via de softphone. Dit stel je in voor Windows OS via: Instellingen > Apps > Standaard apps. Voor MacOS via: Systeemvoorkeuren > Toetsenbord > Snelkoppelingen > Services |
|
| F8 gebruiker om het geselecteerde nummer te bellen: Zet deze optie aan om nummers te bellen door op F8 te drukken. |
|
| Informatie over de wachtrij weergeven in de standaardweergave: Vink het vakje aan om groepsknoppen en de wachtrij-informatie weer te geven in de standaardweergave. |
|
| Automatische aanpassing microfoonvolume: Zet deze optie aan om ongewenste audio-feedback te voorkomen. |
|
| Uitgebreide zoekinformatie weergeven: Hiermee worden de overeenkomsten gemarkeerd tussen jouw zoekterm en de zoekresultaten die worden weergegeven. Deze optie is alleen beschikbaar als je bent aangemeld in een Attendant-groep. |
|
| Doelinformatie in Attendant-weergave weergeven: Hiermee zie je extra informatie over wie de beller probeert te bereiken. Deze optie is alleen beschikbaar als je bent aangemeld in een Attendant-groep. |
|
| Gemonitorde gesprekken en gespreksbeheer inschakelen: Hiermee kun je je eigen lopende oproepen monitoren, ongeacht het apparaat. Je kunt ook gesprekken starten en beheren die vanaf een ander apparaat worden gevoerd. |
|
| Houd blind overgedragen oproepen in Attendant-weergave tot voltooid: Het gespreksvenster blijft getoond totdat het doorverbonden gesprek wordt aangenomen. |
|
| Geluid afspelen voor tweede inkomende gesprek: Je hoort een kort, discreet geluid bij een nieuwe inkomende oproep wanneer er al een gesprek gaande is. |
|
| Automatisch dempen van microfoon voor nieuwe/hervatte gesprekken: met deze optie wordt het volume van de microfoon gedempt bij gesprekken. |
|
| De tijd (miliseconden) die gepauzeerd wordt, voordat het contactpersoon zoeken wordt gestart: (standaard 200) periode voordat de zoekactie start. |
|
| Externe toepassingen configureren: Met deze optie kun je externe toepassingen instellen. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een gewenste applicatie automatisch start bij elk inkomend gesprek. Vraag je telecombeheerder om ondersteuning hierbij. |
|
| Sjablonen voor oproepberichten bewerken: Deze sjablonen kun je gebruiken om berichten te maken die als e-mail verstuurd worden, met hierin informatie over een oproep. Vraag je telecombeheerder om ondersteuning hierbij. |
|
| E-mailtoepassing: Kies of je de Microsoft Outlook-standaard (puntkomma) of een andere algemene standaard (komma) wilt gebruiken bij het scheiden van e-mailadressen tijdens het verzenden van groeps-e-mails. |
2.1.3 Weergave
Weergave | Menuoptie | Functie |
| Standaardweergave | In het menu Weergave kies je hoe de app wordt weergegeven. Je kunt kiezen voor: Standaardweergave (regulier gebruik van de softphone) |
| Attendant-weergave | |
| Ga naar invoerveld | Direct naar het invoerveld om een contactpersoon te zoeken of een telefoonnummer in te geven. |
| Ga naar Oproepen | Direct naar het tabblad Actieve gesprekken. |
| Ga naar contactpersonen | Direct naar het tabblad Contactpersonen. |
2.1.4. Oproep
Oproep | Menuoptie | Functie |
| Beantwoorden | Een inkomende oproep beantwoorden. |
| Ophangen | Het huidige gesprek beëindigen. |
| Doorverbinden starten | Het gesprek doorverbinden met iemand anders. Kies een contactpersoon of een actief gesprek en kies opnieuw deze optie. Het gesprek wordt nu doorverbonden. |
| Doorverbinden starten, regels voor omleiden omzeilen | De oproep komt direct uit bij de contactpersoon naar wie je doorverbindt. Eventuele omleidingen worden genegeerd. |
| In wachtstand zetten/Hervatten | Het gesprek in de wacht zetten of uit de wacht halen. |
| Opslaan/Verwijderen | Deze functie is niet beschikbaar. |
| Pauzeren/Hervatten | Deze functie is niet beschikbaar. |
| Parkeren | Het huidige gesprek opnieuw in de wachtrij zetten. Als dat is toegestaan, kunnen andere gebruikers deze oproep aannemen. |
| Opnieuw in wachtrij plaatsen | Het gesprek opnieuw in de persoonlijke wachtrij zetten. In de tussentijd kun je eerst andere inkomende oproepen afhandelen. |
| Regels voor omleiding voor de volgende oproep omzeilen | Bij de volgende inkomende oproep worden de ingestelde regels voor het omleiden van gesprekken genegeerd. De inkomende oproep wordt niet omgeleid naar het omleidingsnummer, maar komt binnen op dit toestel. |
| Inbreken op actieve oproep | Deze functie is niet beschikbaar. |
| Bellen als rol [rol] | Met deze optie kunnen uitgaande gesprekken namens het bedrijfsaccount (Zakelijk) of anoniem (Privé) ingesteld worden. |
2.1.5. Deelnemer
Service | Menuoptie | Functie |
| Blind doorverbinden | Het gesprek doorverbinden zonder vooraf aan te kondigen. |
| Doorverbinden met ruggespraak | Het gesprek doorverbinden, maar eerst de oproep aankondigen bij een collega. |
| SMS verzenden | Deze functie is niet beschikbaar. |
| Chat start | Een chat gesprek starten met de geselecteerde contactpersoon. |
| Omhoog door oproepen navigeren | Sneltoetsen waarmee het navigeren in de Attendant-weergave mogelijk is. |
| Omlaag door oproepen navigeren | |
| Omhoog door contactpersonen navigeren | |
| Omlaag door contactpersonen navigeren |
2.1.6. Services
Services | Menuoptie | Functie |
| Avondmodus opheffen… | Wil je buiten werkuren toch beschikbaar zijn, dan kun je de avondmodus opheffen. Deze optie is alleen beschikbaar als de telecombeheerder dat zo heeft ingesteld. |
| Bericht verzenden naar contactpersonen > | Een chat bericht verzenden naar de geselecteerde contactpersoon. |
| Rol > | Met deze optie kunnen uitgaande gesprekken namens het bedrijfsaccount (Zakelijk) of anoniem (Privé) ingesteld worden. |
2.1.7. Help
Help | Menuoptie | Functie |
| Info | Informatie over de softwareversie van Dstny UCaaS softphone. |
| Help | Engelstalige handleiding. |
| Privacybeleid | Het privacybeleid van Dstny. |
| Juridische informatie | De EULA van D4SP. |
| Diagnostics > | Met deze optie kan de applicatie diagnostische gegevens verzamelen. Deze gegevens kunnen vervolgens op verzoek van de supportdesk per mail doorgestuurd worden voor analyse. |
2.2. Topbalk
In de applicatie vind je aan de bovenzijde een topbalk. Daarin kun je een aantal persoonlijke instellingen en beschikbaarheid aanpassen naar wens. Een deel van deze opties zijn vast ingesteld en kunnen niet aangepast worden. Neem hiervoor contact op met de telecombeheerder.
2.2.1. Avatar
De avatar van jou als gebruiker met daarnaast je profielnaam. De avatar kun je zelf aanpassen via de ConnectMe portal (https://connectme.dstny.nl).
Ga hiervoor naar Instellingen > Profiel en pas je foto naar wens aan.
2.2.2. Beller-id
Bij de Beller-id stel je zelf je uitgaande telefoonnummer in. Je kunt hier kiezen voor je zakelijke bedrijfstelefoonnummer, je mobiele nummer (als je gebruik maakt van de Vast-mobiel oplossing) en Anoniem (geen nummerweergave).
Naast deze 3 persoonlijke instellingen kan ook, indien ingesteld door de telecombeheerder, gekozen worden voor het algemene bedrijfsnummer. Verder bestaat de optie om te kiezen voor een telefoonnummer van (een van) de ACD-belgroepen waar je lid van bent (in dit voorbeeld: ‘DB Sales Demo’).
2.2.3. Beschikbaarheid
Het aanpassen van je eigen beschikbaarheid kan in de topbalk gedaan worden.
Beschikbaarheid | Menuoptie | Functie |
| Beschikbaar | Standaard ben je bereikbaar voor inkomende oproepen. |
| In gesprek | Tijdens een telefoongesprek veranderd je status automatisch naar “In gesprek”. Je kunt niet gebeld worden door anderen. |
| Lunchen, Vergadering, Niet aanwezig, Vakantie | Deze activiteiten zijn identiek qua bereikbaarheid, maar geven aan wat je aanwezigheid is. Bij deze opties is je beschikbaarheid “Niet Storen” en kun je dus ook niet gebeld worden. |
| Snelkoppelingen bewerken… | Naast de standaardopties is het ook mogelijk om eigen aanwezigheid in te richten. In het voorbeeld is een Lunchtijd ingesteld met een duur van 30 min. Na deze periode word je status weer ingesteld op Beschikbaar. |
| Aangepaste activiteit… | Ook incidenteel kan een eenmalige (tijdelijke) aangepaste activiteit ingesteld worden. |
| Geen eindtijd | Hiermee kan de ingestelde eindtijd van de Aangepaste activiteit verwijderd worden; de activiteit blijft wel ingesteld. |
| Toekomstige aanwezigheid… | Met deze functie stel je eenvoudig je aanwezigheid en bereikbaarheid in de toekomst in (denk aan parttime planning, werkreizen, vakanties, etc.) |
| Activiteitomleiding… | Stel in wat er met een inkomende oproep dient te gebeuren wanneer je niet beschikbaar bent |
2.2.4. Notitie
In het notitieveld kun je een eigen persoonlijke boodschap toevoegen om bv. je Aanwezigheid verder toe te lichten.
2.3. Zijbalk
In de weergave van de softphone neemt de zijbalk een belangrijke rol in. Vanuit deze opties is het mogelijk om contacten te zoeken, bellen en beheren. Daarnaast zijn verschillende communicatiestromen (gesprekken, logboeken en voicemail) hier in te zien.
2.3.1. Contactpersonen
In Contactpersonen heb je snel toegang tot de adresboeken van de organisatie evenals je persoonlijke contacten (incl. Microsoft Outlook contacten).
Zoeken is mogelijk op nummer of naam. Daarnaast kan intern ook gezocht worden naar teams of collega’s die onderdeel zijn van een team (afdeling); bijvoorbeeld door in dit voorbeeld de zoekterm: “Support NL” in te voeren.
Van een contactpersoon zijn alle details eenvoudig te raadplegen door de kaart open te klappen met het “pijltje” voor de avatar.
De contactkaart bevat alle beschikbare informatie van de contactpersoon zoals de beschikbaarheid (interne organisatie), nummers en mailadres om te bereiken en optioneel extra gegevens over het bedrijf en afdeling. Vanuit deze kaart kan direct gebeld worden op de nummers. Daarnaast kun je ook via de chat & beliconen in de rechterbovenhoek de communicatie opstarten.
Van interne contacten (collega’s) kun je aan het icoon zien wat de status is. Voor externe contacten is dit niet beschikbaar.
|
|
|
|
|
|
 | Contactpersoon is beschikbaar |  | Contactpersoon is in gesprek |  | Contactpersoon is niet beschikbaar |
Een contactpersoon (intern of extern) kan daarnaast van een persoonlijk label voorzien worden.
Favoriet - De contactpersoon wordt altijd getoond in het menu Contactpersonen.
Contactpersoon - Standaardinstelling voor een contactpersoon.
VIP - Deze contactpersoon kan jou altijd bellen, ongeacht de beschikbaarheid die je ingesteld hebt.
Geblokkeerd - De contactpersoon wordt verwijderd uit je overzicht. Alle oproepen van deze contactpersoon worden geblokkeerd, maar blijven wel zichtbaar in het Logboek. Daar kan de blokkade indien gewenst weer opgeheven worden.
2.3.2. Oproepen
In het veld Oproepen vind je de huidige, actieve oproepen en kun je deze verder aannemen & afhandelen (zie ook hoofdstuk 3 voor uitleg over doorverbinden).
2.3.3. Logboek
Het logboek biedt een overzicht van alle telefoongesprekken. Ook de gemiste oproepen zijn hier te vinden. De beller kan direct teruggebeld worden door op het hoornicoon aan de rechterzijde te drukken.
2.3.4. Voicemail
In het menu Voicemail kun je alle beschikbare voicemailberichten beluisteren en verwijderen. Het is daarnaast ook mogelijk om de beller direct terug te bellen (via de hoorn icoon) of indien gewenst de beller toevoegen aan het adresboek . Ook ontvang je een e-mailbericht met de voicemailopname als bijlage.
Een derde optie is om het voicemailbericht te beluisteren en verwijderen via de ConnectMe portal (https://connectme.dstny.nl).
2.3.5. ACD agent (optioneel)
Wanneer je lid bent van een ACD-groep, dan kun je eenvoudig in/uitloggen door op de betreffende groep te drukken. Zodra in inlogt worden oproepen vanuit de ACD aangeboden op je Dstny UCaaS devices (softphone, fysiek toestel en/of mobiele app). Het is mogelijk om lid te zijn van meerdere ACD-groepen.
2.3.6. Wachtrijstatistieken (optioneel)
Een ACD Supervisor met beheerrechten op specifieke groepen krijgt in de softphone app 2 extra widgets; Wachtrijstatistieken & Agent-statistieken. Deze rechten worden toegekend door de telecombeheerder. Met deze weergave kan een Supervisor de statistieken van de ACD-groep inzien en bewaken. Ook kunnen agenten eenvoudig aan- of afgemeld worden.
Wachtrijstatistieken | Weergave | Omschrijving |
Groep |
| Groepsnaam - De naam van de (ACD) groep. Kies de groep om deze uit te klappen voor meer details. |
| (uitgeklapt) | Agenten - Agenten in de groep; uitgelogde agenten worden lichtgrijs weergegeven. |
|
| Status – status van de individuele agenten. |
|
| Vaardigheid – de vaardigheid (ook wel: skill) van de agent, waarbij 1 de hoogste en 5 de laagste skill is. |
|
| Aanmelden/Afmelden – hiermee kunnen agenten eenvoudig aan/afgemeld worden. |
# in wachtrij |
| Aantal bellers in de wachtrij van de groep. |
Vrij/aangemeld |
| Aantal beschikbare / aangemelde agenten in de groep. |
Waiting |
| |
Laatste wachttijd |
| Tijd (minuten:seconden) – de wachttijd van de laatst aangenomen beller in de wachtrij. |
Gem. wachttijd |
| Tijd (minuten:seconden) – gemiddelde wachttijd van de ACD groep. |
Verbroken |
| Aantal – gesprekken die opgehangen werden voordat een agent deze kon aannemen. |
2.3.7. Agent-statistieken (optioneel)
Met deze widget kunnen dezelfde statistieken getoond worden als bij Wachtrijstatistieken (2.3.6), maar dan gesorteerd per agent. Wanneer een agent lid is van meerdere ACD-groepen, dan kunnen hier de prestaties per groep bekeken en bewaakt worden.
2.3.8. Oproepgeschiedenis wachtrijen
Van wachtrijen is het ook mogelijk om de oproepgeschiedenis (1) in te zien. In dit logboek vind je een overzicht van alle oproepen en gesprekken. Je ziet het totaal aantal oproepen en het aantal gemiste, doorgeschakelde en beantwoorde gesprekken te zien (2).
Je kan deze weergave ook tonen voor een specifieke wachtrij via de filterknop (3). Gemiste oproepen worden in het rood getoond (4). Met de toewijsknop kun je oproepen aan jezelf toewijzen en zo een terugbelactie plannen.
Als Supervisor kun je oproepen ook toewijzen aan andere agenten in de wachtrij (4) en optioneel voorzien van een notitie (5).
2.4. Audiobalk
In de balk aan de onderzijde van de app vind je de veelgebruikte audio-instellingen om vooraf of tijdens gesprekken je geluidsopties aan te passen.
2.4.1. Oproepen tot stand brengen/beantwoorden met
Met deze optie is het mogelijk om vooraf te bepalen via welk apparaat je gesprekken wilt voeren. Hierbij kun je kiezen voor de softphone app (bellen via de computer) of voor de mobiele app (via je smartphone).
2.4.2. Microfoon dempen
Het dempen van de microfoon kan gebruikt worden om deel te nemen aan conferentiegesprekken of mee te luisteren met een agent zonder eigen audio.
2.4.3. Headsetmodus of Speakermodus activeren
Deze instelling gebruik je om de voorkeurspeaker te selecteren.
Hierbij kun je kiezen voor Headsetmodus (audio van je gesprek komt uit een gekoppelde headset) of de Luidsprekermodus (speakers van je computer).
3. Bellen met Dstny UCaaS
Een oproep aannemen of weigeren kan eenvoudig in de softphone (3). Het gespreksvenster wordt getoond met de gegevens van de beller (1) en de optie om direct het inkomende belsignaal te dempen (2).
Wanneer je het gesprek aangenomen hebt toont het gespreksvenster verschillende opties om het gesprek binnen je organisatie door te verbinden met collega’s. De functies van het venster worden hieronder beschreven:
Gespreksvenster | Menuoptie | Functie |
| (1) | De naam (indien bekend in het adresboek) en nummer van de beller. |
| (2) | Wanneer het gesprek doorverbonden is door een collega zie je hier zijn/haar naam |
| (3) | Status van het gesprek: |
| (4) | Nummerknoppen panel om menukeuzes te zenden (DTMF) |
| (5) | Tijdelijk uitschakelen van de beltoon bij een inkomende oproep |
| (6) | Start (externe) applicatie - op je computer (bv. een CRM programma) |
| (7) | Inkomend gesprek doorverbinden Optioneel Je kunt ervoor kiezen om bij het doorschakelen te kiezen voor het negeren van de ingestelde omleidingsregels door op het pijltje te drukken. Zie ook 3.1 voor meer toelichting |
| (8) | Voeg de oproep toe aan een conferentiegesprek |
| (9) | Parkeer een oproep in de parkeerplaats; deze oproep kan door een collega eenvoudig overgenomen worden in de Attendant weergave te kiezen voor [Beantwoord de oproep].  |
| (10) | Gesprek aannemen |
| (11) | Gesprek pauzeren |
| (12) | Gesprek beëindigen |
| (13) | Oproep verplaatsen: Met deze optie kan het gesprek eenvoudig naar je mobiele toestel verplaatst worden. |
3.1. Uitgelicht: Onaangekondigd (“Blind”) doorschakelen
Het blind doorschakelen van gesprekken is een optie in Dstny UCaaS en biedt de mogelijkheid om bellers rechtstreeks door te verbinden met een collega.
Wanneer je een gesprek wilt doorschakelen, dan kies je tijdens het gesprek voor optie (8) (zie 3. Bellen met Dstny UCaaS).
Vervolgens wordt de beller in de wachtstand geplaatst.
Zodra de beller in de wacht staat kun je in het zoekveld een collega opzoeken. Het pijl symbool laat je het gesprek direct doorverbinden.
In het scherm wordt direct de doorverbindactie getoond.
Vervolgens wordt de oproep aangeboden bij de collega. Wanneer deze de oproep aanneemt wordt het gesprek ook daadwerkelijk doorverbonden.
3.2. Uitgelicht: Aangekondigd (“Warm”) doorschakelen
Een oproep doorschakelen naar een collega is professioneler wanneer de beller en het reeds besproken deel aangekondigd wordt. Zo hoeft de beller het verhaal niet te herhalen en is je collega beter en sneller in staat om het gesprek over te nemen.
“Warm” doorschakelen lijkt veel op blind doorschakelen (zie 3.1), maar bevat wel een vooraankondiging.
Wanneer je een oproep wilt aankondigen, dan plaats je het gesprek eerst in de wacht.
Bel vervolgens een collega (of externe contact) om door te verbinden.
Zodra de collega het gesprek heeft aangenomen, kun je de beller aankondigen en toelichten waar het gesprek over gaat. Vervolgens kies je voor de optie Doorverbinden activeren.
Hiermee plaats je deze oproep ook in de wachtstand. Vervolgens kies je voor [Hiernaar doorverbinden].
Beiden worden vervolgens met elkaar doorverbonden en je stapt zelf uit het gesprek. Van deze gesprekken zie je kort [Verbinding verbroken]
3.3. Uitgelicht: Nog sneller doorschakelen?
In de softphone app is het mogelijk om nog eenvoudiger door te schakelen. Je kunt namelijk het gesprek dat in de wacht staat naar de actieve oproep die je met een collega hebt slepen. Met deze “drag-and-drop” functie wordt doorschakelen nog eenvoudiger en sneller.
3.4. Voicemail
Voicemailberichten worden in het Dstny UCaaS platform bewaard en zijn via elke applicatie, smartphone of bureautoestel af te luisteren.
In de Dstny softphone zijn voicemailberichten rechtstreeks terug te luisteren, maar de voicemail box kan ook gebeld worden door 1233 te kiezen. Hiermee kom je direct in het voicemailsysteem.
Je hebt daar de volgende opties beschikbaar die via je nummerkiezer te selecteren zijn.
3.4.1. Afluisteren en instellen
Hoofdmenu
Toets | Menuoptie |
2 | Oude berichten beluisteren |
4 | Persoonlijke begroeting afspelen |
5 | Persoonlijke begroeting opnemen |
6 | Persoonlijke begroeting verwijderen |
* | Verbinding met oproep verbreken |
0 | Dit menu herhalen |
Bij afspelen van bericht
Toets | Menuoptie |
1 | Vorig bericht |
2 | Huidig bericht herhalen |
3 | Volgend bericht |
7 | Huidig bericht verwijderen |
* | Verbinding met oproep verbreken |
0 | Naar hoofdmenu |
De voicemail box heeft een beperkte opslagcapaciteit voor berichten (50 Mb). Wanneer dit limiet bereikt wordt ontvangt de gebruiker een e-mail met de waarschuwing en de suggestie om oude berichten te verwijderen.
Van:
Verzonden: donderdag 11 juli 2024 11:03
Aan:
Onderwerp: Voicemail inbox quota bereikt
Uw voicemail inbox heeft 100% van het quota bereikt. Om oude voicemails te
verwijderen belt u naar 1233 of controleert u uw inbox via
https://app.dstny.nl/admin/inbox